Politique de protection des données personnelles

Préambule

Une politique de protection des données personnelles est un document réglementaire qui s'adresse aux personnes dont les données sont traitées par un Responsable de traitement, en l'occurrence Elogie-Siemp. Cette politique s'adresse spécifiquement aux locataires, occupants ou demandeurs de logement.
Elogie-Siemp traite vos données personnelles conformément à la réglementation en vigueur et notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après RGPD) et la Loi Informatique et Libertés.
Cette politique vise à informer, de façon claire et détaillée sur :

  • les traitements de données personnelles réalisés par Elogie-Siemp ;
  • les durées de conservation des données ;
  • leurs possibles destinataires ;
  • les mesures de sécurité mises en œuvre ;
  • les droits garantis aux personnes concernées.

Elle vous concerne pour une des raisons suivantes :

  • Vous êtes « locataire », ou « occupant » du parc immobilier d'Elogie-Siemp : nous sommes ou avons été directement en relation avec vous et/ou vous avez signé un ou plusieurs contrats avec nous ;
  • Vous êtes « demandeur de logement » : vos données personnelles font l'objet d'un traitement alors même que vous n'avez pas de relation contractuelle avec nous.

Cette politique vient également compléter et préciser les informations figurant au contrat de bail, de parking ou sur divers autres supports (site institutionnel, extranet etc.).
En cas de contradiction entre les dispositions de cette Politique de protection des données personnelles et celles figurant dans ces contrats ou autres supports, les dispositions de ces derniers prévaudront.

1- Nos engagements

Conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, Elogie-Siemp prend toutes les mesures nécessaires pour que vos données à caractère personnel soient :

  • Traitées de manière licite, loyale et transparente et de façon à garantir une sécurité appropriée ;
  • Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ;
  • Adéquates, pertinentes et nécessaires au regard des finalités des différents traitements ;
  • Conservées conformément aux durées de conservation définies ;
  • Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée.

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires au respect de la protection des données personnelles dès la conception de nos traitements de données personnelles et par défaut.
Tous nos collaborateurs sont régulièrement sensibilisés et impliqués dans la mise en œuvre de ces principes.

2- Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons vos données personnelles à travers différents canaux et selon diverses modalités :

  • Directement auprès de vous : appels téléphoniques à nos services, mails, remontée de demandes via l'extranet, enquêtes de satisfaction, enquêtes réglementaires, etc. ;
  • Indirectement : via la plateforme échanger-habiter, plateformes de demande de logement social ; échanges avec les administrations (le cas échéant).

3- Pourquoi traitons-nous vos données personnelles (Finalités des traitements) ?

Mise en œuvre du contrat ou des mesures précontractuelles

  • Gérer votre contrat de bail (établissement du bail et des états des lieux, avenants etc) ;
  • Gérer la relation client ;
  • Gestion financière (quittancement, gestion des charges etc) ;
  • Réaliser des interventions (travaux et diverses interventions des prestataires).

Avec votre consentement (révocable à tout moment)

  • Vous contacter par mail, téléphone ou SMS (selon les modalités retenues) ;
  • Mettre en œuvre le suivi social personnalisé ;
  • Installer des cookies optionnels sur vos terminaux ;
  • Vous informer sur votre éligibilité à certaines aides (APL; etc) ;
  • Mettre en œuvre un accompagnement numérique.

Mise en œuvre de nos obligations légales

  • Répondre aux demandes de renseignements des tiers autorisés (Finances Publiques; Tracfin, Police Judiciaire etc) ;
  • Vérification de la souscription de l’assurance ;
  • Gérer les enquêtes SLS/OPS (organisation, traitement des résultats, calculer les suppléments etc.) ;
  • Etudier les conditions d’occupation des logements conventionnés ;
  • Prendre en compte les décisions de justice ayant une incidence sur le patrimoine ;
  • Traiter vos exercices de droits.

Mise en œuvre de notre intérêt légitime

  • Contrôler les accès aux immeubles ;
  • Gérer la Vidéosurveillance / Vidéo protection ;
  • Réaliser des enquêtes de satisfaction des locataires ;
  • Lutter contre la fraude ;
  • Assurer la gestion du contentieux locatif ;
  • Organiser les relances Impayés ;
  • Assurer la gestion du précontentieux.

Mise en œuvre de notre mission de service public
Gérer la demande de logement social ;

  • Gérer les Systèmes particuliers de Traitement automatisé et les Systèmes locaux ;
  • Gérer les demandes et travaux d’adaptation des logements ;
  • Gérer l’attribution des logements sociaux.

Quelles sont les données concernées ?

  • Données d'état civil et données d'identification : nom, prénom (s), genre, date et lieu de naissance, copies de pièce d'identité ; etc. ;
  • Coordonnées de contact : adresses postales, adresses e-mail ; numéros de téléphone, etc. ;
  • Données liées à votre situation personnelle : situation familiale, composition du foyer (le cas échéant) etc. ;
  • Données liées à votre situation professionnelle : emploi, lieu de travail ;
  • Informations d'ordre économique et financier : coordonnées bancaires (le cas échéant), revenus, situation financière et fiscale ;
  • Données issues de dispositifs de vidéo-surveillance / vidéo protection : enregistrements vidéo ;
  • Données de connexion liées à l'utilisation de nos services en ligne : données d'identification et d'authentification à l'extranet ; logs et cookies, etc. ;
  • Données issues des correspondances et communications : entre vous et Elogie-Siemp (Appels téléphoniques, entretiens, messages électroniques, messageries instantanées, communications sur les réseaux sociaux).

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons et traitons vos données personnelles pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies (base active).
Les données traitées avec votre consentement ou conformément à votre intérêt légitime ne sont plus exploitées dès lors que vous retirez votre consentement ou exercez votre droit d'opposition.
A l'issue de cette durée initiale, vos données personnelles peuvent être conservées en archivage intermédiaire (avec accès restreint), à des fins de gestion de la preuve ou conformément aux durées légales de conservation et de prescription et d'épuisement des voies de recours.
Elles sont supprimées au-delà.

À qui communiquons-nous vos données personnelles ?

Vos données peuvent être communiquées, en fonction des finalités poursuivies ( Cf. 2- ci-dessus) :

  • Aux Directions/ services internes d'Elogie-Siemp ; sous-traitants ; partenaires institutionnels ; assureurs (le cas échéant) ;
  • Dans le respect des réglementations applicables, à des tiers autorisés (En France ou à l'étranger) à des fins de constatation, de sauvegarde ou de défense d'un droit en justice ; dans le cadre d'enquêtes administratives ou pénales ou dans le cadre de contentieux judiciaires de toute nature ;
  • Aux autorités de régulation dans le cadre de leurs missions de contrôle ou enquêtes.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous disposez, selon la base légale du traitement, et dans les conditions prévues par la réglementation du :

  • Droit d'information sur le traitement de vos données personnelles (qui est l'objet de la présente politique de protection des données) ;
  • Droit d'accès : vous pouvez demander l'accès aux données à caractère personnel traitées par Elogie-Siemp ;
  • Droit de rectification et de suppression : vous pouvez demander à ce que vos données soient rectifiées, mises à jour ou supprimées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées ;
  • Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer, pour motif légitime, à ce que vos données fassent l'objet d'un traitement ;
  • Droit de retirer votre consentement : à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
  • Droit de définir des directives spécifiques sur le sort de vos données personnelles en cas de décès : vous permettant d'organiser, de votre vivant, les conditions de conservation et de communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Vous pouvez exercer vos droits selon les modalités suivantes :

  • Par mail : privacy@elogie-siemp.paris ;
  • Par courrier : Elogie-Siemp DPO, 8 Boulevard d'Indochine, 75924 Paris Cedex 19 ou auprès de nos Agences.

Vous disposez enfin du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) : Service des Plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

Comment sécurisons-nous vos données ?

Elogie-Siemp prend toutes les mesures techniques et organisationnelles pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données personnelles pour les protéger contre la perte, la destruction, l'altération et l'accès non autorisé.
Pour ce faire, nous procédons notamment à :

  • La sensibilisation et la formation de nos collaborateurs ;
  • L'authentification et la gestion des habilitations de nos collaborateurs ;
  • La traçabilité des accès et la gestion des incidents ;
  • La sécurisation des postes de travail ;
  • La protection de notre réseau informatique interne ;
  • La sécurisation de nos serveurs et sites web ;
  • La sauvegarde et la gestion de la continuité des activités ;
  • L'encadrement de la maintenance et de la destruction des données ;
  • La protection des locaux ;
  • La mise en œuvre de méthodes de chiffrement ;
  • L'évaluation régulière du niveau de sécurité d'Elogie-Siemp.

Afin de garantir le respect du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés, Elogie-Siemp a nommé un Délégué à la Protection des Données (ci-après DPO), désigné auprès de la CNIL. Il rend directement compte à la Direction Générale et est le chef d'orchestre de la conformité et du respect des réglementations applicables.
Dans ses missions, le DPO est accompagné par un réseau de référents RGPD qui sont ses interlocuteurs au sein des différents services et Directions. Ils sont les relais du DPO et contribuent aux actions de conformité.
Conformément à notre obligation légale, en cas de violation de données personnelles vous concernant et présentant un risque pour vos droits et libertés, Elogie-Siemp en notifiera la CNIL dans le respect du délai réglementaire. Si cette violation présente un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous informerons dans les meilleurs délais de la nature de cette dernière ainsi que des mesures mises en œuvre pour y remédier.

4 – Définitions

Base légale

Fondement juridique ou base juridique d'un traitement de données personnelles (consentement, contrat ou mesures précontractuelles, obligation légale, sauvegarde des intérêts vitaux, intérêt public, intérêts légitimes).

Cookies

Fichier stocké par un serveur dans le terminal (ordinateur, téléphone, etc.) d'un utilisateur et associé à un ensemble de pages d'un même site web.

Destinataires de données

Personne habilitée à obtenir communication de données enregistrées dans un fichier ou un traitement en raison de ses fonctions.

Le destinataire reçoit les données ou y accède de la part du responsable du traitement de façon pérenne ou pour une finalité définie.

Données personnelles

Toute information permettant l'identification directe ou indirecte d'un individu.

Droit d'opposition

Droit vous permettant de vous opposer à ce que vos données soient utilisées par un organisme pour un objectif précis.

Finalité des traitements

Objectif principal d'un fichier de données personnelles informatique ou papier.

Mesures techniques et organisationnelles

Précautions et procédures adoptées pour garantir la sécurité des données et par extension la protection des données personnelles.

Personne concernée

Personne physique pouvant être identifiée directement ou indirectement par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Responsable de traitement

Le responsable d'un traitement de données à caractère personnel est la personne, l'autorité publique, le service ou l'organisme qui détermine ses finalités et ses moyens.
Pour Elogie-Siemp, il s'agit de la personne morale incarnée par son représentant légal (la Directrice Générale).

Sous-traitant (prestataire)

Personne physique ou morale qui traite des données pour le compte du responsable de traitement.

Tiers autorisés

Le tiers autorisé reçoit des données de la part du responsable de traitement parce qu’une loi l’y autorise expressément (Finances Publiques ; Office de la répression de la fraude ; Officiers de Police Judiciaire etc.).

Traitement de données personnelles

Toute opération, ou ensemble d'opérations, portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction, …).